ORGANIZZAZIONE EVENTI IN REALTÀ VIRTUALE
L’importanza delle attività condivise
Gli eventi aziendali sono un momento di scambio, condivisione e confronto. Un’occasione per mostrare il volto dell’azienda, per farsi conoscere in prima persona e per entrare in contatto con il proprio pubblico di riferimento. Un evento ben progettato è un’esperienza per i partecipanti; e possibilmente un’esperienza memorabile.
Bisogna cercare di usare l’evento per emozionare in qualche modo chi vi partecipa. Non basta solo entrare nella testa delle persone, ma anche nel loro cuore. In questo modo è possibile essere ricordati e creare quella connessione emotiva che genera appartenenza e riconoscimento.
Si possono organizzare eventi di ogni genere: convegni, fiere, meeting aziendali, presentazioni di prodotti, incontri con ospiti speciali, vernissage e chi più ne ha più ne metta. Tutto dipende dagli obiettivi che ci si pone.
Gli eventi servono a creare dei legami e i risultati ottenibili possono essere molteplici: aumento di brand awareness e consapevolezza, miglioramento dell’immagine dell’azienda e del riconoscimento sociale.
Per un’azienda appena nata e sconosciuta ai più, l’evento può essere una buona occasione per farsi conoscere, per far sapere chi è, perché esiste e cosa può fare per il pubblico a cui si rivolge.
Per una realtà già avviata, navigata e conosciuta, gli eventi possono servire per consolidare il prestigio e rafforzare la presenza nel settore, puntando ad avere un ritorno di immagine significativo e, perché no, ad aumentare i volumi di vendita.
L’evoluzione dall’online al virtuale
Nel 2020, l’uso delle riunioni online ha sostenuto un cambiamento rivoluzionario nelle pratiche aziendali quotidiane, supportando le comunicazioni e il lavoro a distanza durante le chiusure per la pandemia di Covid. Ma la videoconferenza non è una vera innovazione; con le sue radici negli sviluppi del dopoguerra, è diventata mainstream negli anni 2000, quando le webcam sono diventate una parte onnipresente dei moderni computer e laptop, insieme all’introduzione del 3G che ha permesso di migliorare le connessioni Internet.
Le riunioni online sono ormai parte integrante della vita professionale di molti di noi e sono uno strumento cruciale nel luogo di lavoro moderno. Con la disponibilità diffusa di piattaforme facili da usare, convenienti e affidabili, come Teams, Skype, GoTo Meeting, Zoom e altre ancora, le videoconferenze offrono un modo fantastico per mettere in contatto i colleghi che si trovano in diversi luoghi di lavoro e quelli che lavorano da remoto.
Se da un lato le riunioni virtuali hanno aiutato le organizzazioni a connettersi tra più sedi, rendendo più efficienti le operazioni quotidiane, dall’altro contribuiscono a far funzionare le aziende in modo più ecologico, riducendo gli spostamenti inutili del personale.
Le riunioni online tradizionali bloccano però i partecipanti in uno schermo 2D, creando un ambiente passivo che ha di più in comune con la TV che con la sala riunioni.
La realtà virtuale ha il potere di rendere vive le riunioni in uno spazio 3D, dando ai partecipanti la libertà di muoversi e interagire in modo naturale. Aggiungendo l’interattività 3D, i partecipanti possono agire e reagire come se stessero tenendo una riunione tradizionale in uno spazio fisico. La VR permette ai partecipanti di muoversi e guardare dove vogliono, oltre a cogliere i segnali e i gesti non verbali.
Come si organizza un evento in VR
L’organizzazione di un evento è tanto importante quanto complessa. Non si può improvvisare: c’è bisogno di strategia e pianificazione, senza dimenticare che è necessario iniziare a lavorare con largo anticipo. I tempi sono sempre una questione cruciale. Se non si ha la certezza di poter dedicare la giusta quantità di tempo all’evento, forse è più saggio posticipare la data per poter curare ogni dettaglio.
Per organizzare al meglio un evento in Realtà Virtuale ci sono alcuni step fondamentali da seguire, che valgono per qualsiasi situazione.
DEFINIRE GLI OBIETTIVI
La definizione degli obiettivi è una condizione preliminare necessaria. Definite in modo chiaro e preciso cosa volete ottenere con quell’evento (immagine, fondi, contatti) perché questo condizionerà tutte le scelte successive.
BUDGET
Un altro fattore che incide su tutto è il budget a disposizione, che va definito prima di procedere con la progettazione, non in corso d’opera. A quanto ammontano le vostre risorse? Potete contare su sponsor o finanziamenti pubblici? Non dimenticate che nel budget va inclusa anche la comunicazione dell’evento, indispensabile per farlo conoscere al pubblico.
TARGET
Per chi è pensato l’evento? A chi vi rivolgete? Cosa si aspetta da voi il pubblico? Per organizzare un evento di successo è importante considerare le aspettative, i desideri e i bisogni del target a cui vi rivolgete. Presentare un nuovo prodotto a dei potenziali clienti o incontrare dei colleghi per seguire un corso di formazione sono cose diverse. Accertatevi di considerare tutti questi aspetti.
AMBIENTE
Il contesto è essenziale per valorizzare l’evento e l’immagine dell’azienda e va scelto con cura. Alcune volte l’ambiente serve solo da cornice ai contenuti da presentare, altre volte la location diventa parte integrante del messaggio da trasmettere e va strutturata in modo preciso e minuzioso.
MODALITÀ DI FRUIZIONE
Per poter partecipare ad un evento in Realtà Virtuale non sempre è necessario indossare un visore VR, le piattaforme ad oggi disponibili permettono la fruizione anche tramite diversi tipi di dispositivi quali il PC, il tablet o perfino lo smartphone. L’esperienza vissuta dai vari partecipanti sarà però leggermente diversa in base al mezzo che utilizzano per collegarsi alla piattaforma scelta, è perciò importante ottimizzare il contenuto e le indicazioni per interagire con esso, così che tutti possano fruirne con soddisfazione.
I vantaggi nell’uso della VR
Espandere l’inclusività
Poiché chiunque abbia un visore può usare la VR, un evento virtuale permette a persone di diversa estrazione e abilità fisica di interagire su un piano di parità. Gli ostacoli all’ingresso agli eventi possono essere la mobilità, i problemi di salute legati alla presenza in spazi affollati, le responsabilità di cura o gli obblighi personali che impediscono la presenza in loco. La VR elimina tutte queste barriere, creando un’esperienza di evento più inclusiva e piacevole.
Modifiche in tempo reale
Le modifiche in tempo reale nella riunione VR possono essere apportate in un istante. Ciò può migliorare e velocizzare notevolmente la prototipazione, portando i progetti alla vita digitale e consentendo ai colleghi e ai vari reparti di esaminare collettivamente ogni aspetto nei minimi dettagli.
Adattare l’ambiente alle proprie esigenze
Sia che si voglia ricreare una sala riunioni tradizionale, che accendere il potenziale creativo dei partecipanti con un meeting in un luogo più insolito, le piattaforme VR danno la possibilità di creare spazi che riflettono e migliorano il tono e l’ordine del giorno di qualsiasi incontro.
Incrementare la produttività
La realtà virtuale aiuta a ridurre al minimo le interruzioni quotidiane e ad aumentare l’efficacia della riunione, aumentando così la concentrazione dei partecipanti. Grazie ai visori VR i partecipanti possono concentrarsi completamente sull’argomento trattato e non saranno distratti da e-mail in arrivo, campanelli che suonano o altre persone intorno a loro nello spazio fisico.
Ridurre gli spostamenti
Sostituendo riunioni, conferenze e altri eventi faccia a faccia con eventi virtuali o ibridi che utilizzano la realtà virtuale, si offre ai dipendenti un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Inoltre, riducendo gli spostamenti, si risparmia molto tempo e denaro che si sarebbe speso per i viaggi. In aggiunta tutto ciò impatta anche sulla sostenibilità aziendale grazie alla riduzione dell’impatto sull’ambiente.
Maggiore sicurezza sul posto di lavoro
La formazione in VR vi aiuta a ridurre i costi delle attrezzature per la formazione, perché presenta tutte le attrezzature e i macchinari coinvolti nei processi di lavoro in simulazioni virtuali. Questo aiuta i dipendenti e i clienti a rimanere al sicuro, perché la formazione VR può replicare situazioni pericolose che avrebbero conseguenze negative se qualcuno commettesse un errore nella vita reale.